Regulamin Udzielania zamówień do 30 000 euro w Urzędzie Gminy Stargard Szczeciński

Załącznik do Zarządzenia nr 73/2017 z dnia 12.04.21017 roku.

 

Regulamin
Udzielania zamówień do 30 000 euro
w Urzędzie Gminy Stargard

§ 1

1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1. Urzędzie Gminy- należy przez to rozumieć Urząd Gminy Stargard z siedzibą przy ul. Rynek Staromiejski 5, 73-110 Stargard;

2. Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin zamówień publicznych do 30 000 euro w Urzędzie Gminy Stargard, którego stosowanie obowiązuje w Urzędzie Gminy Stargard;

3. Wójcie- należy przez to rozumieć Wójta Gminy Stargard lub osobę upoważniona do działania w imieniu Wójta Gminy Stargard;

4. Kierowniku- należy przez to rozumieć kierownika referatu w Urzędzie Gminy Stargard, lub osobę zastępującą kierownika referatu;

5. Pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika Urzędu Gminy Stargard, pracującego w referacie, jak i na samodzielnym stanowisku pracy.

6. Wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia;

7. Zamawiającym - należy przez to rozumieć Gminę Stargard z siedzibą przy ul. Rynek Staromiejski 5, 73-110 Stargard;

8. Ustawie- należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 poz. 2164 ze zm.).

2. Kwoty określone w złotych polskich są w Regulaminie kwotami netto.

§ 2

1.Regulamin określa zasady i tryb zakupu każdorazowo dostawy, usługi, lub roboty budowlanej, której wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (zwanych dalej „zamówieniem”), z wyłączeniem zakupu pozycji o których mowa w ust. 2 Regulaminu.

2. Regulaminu nie stosuje się do zakupu :

1) usług arbitrażowych lub pojednawczych,

2) usług Narodowego Banku Polskiego,

3) zakup czasu antenowego lub audycji od dostawców audiowizualnych lub radiowych usług medialnych,

4) nabycie własności lub innych praw do istniejących budynków lub nieruchomości

5) umów z zakresu prawa pracy,

6) usług transportu kolejowego, morskiego lub lotniczego,

7) aktualizacji licencji do posiadanego przez Gminę oprogramowania komputerowego,

8) umów na sponsoring,

9) usług marketingowych i promocyjnych,

10) usług publikacji ogłoszeń w mediach,

11) usług hotelarskich i gastronomicznych.

3. Przeliczenia złotych na euro dokonuje się na podstawie aktualnie obowiązującego w dniu określenia wartości zamówienia rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, obecnie rozporządzenia z dnia 28 grudnia 2015 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2254).

4. Określenie wartości szacunkowej zamówienia powinno nastąpić z zachowaniem zakazu dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości zamówień w celu uniknięcia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

5. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia jest jawne.

6. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzi się w języku polskim.

7. Wykonawcom nie przysługują środki ochrony prawnej w związku z rozstrzygnięciem postępowania przez Zamawiającego, o których mowa w ustawie.

§ 3

1. Zamówienie powinno być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych wydatków oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

2. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 3. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 4. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami regulaminu.

§ 4

1. Rozpoczęcie czynności dot. zamówienia zleca ustnie lub pisemnie pracownikowi Wójt lub Kierownik, jednakże każdorazowo wniosek o dokonanie zakupu o wartości szacunkowej od 3 000 euro sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu jest zatwierdzany przez Wójta.

2. Postępowanie od momentu wszczęcia postępowania, do udzielenia zamówienia prowadzi Pracownik.

3. Cała dokumentacja postępowania w sprawie udzielenia zamówienia przechowywana jest przez pracownika, odpowiedzialnego za realizację zamówienia oraz archiwizację dokumentacji.

4. W postępowaniach mających złożony charakter, Wójt może powołać ustnie lub pisemnie komisję dla przeprowadzenia postępowania.

5. Wójt ma prawo wyłączyć Pracownika lub Kierownika od przeprowadzenia od wskazanych lub wszelkich czynności w prowadzonym postępowaniu, jeżeli osoba ta nie daje rękojmi przestrzegania zasad, o których mowa w § 2 Regulaminu.

§ 5

1. Udzielenie zamówienia, którego wartość nie przekracza kwoty 3 000 euro nie wymaga procedury rozeznania rynku.

2.Pracownik odpowiedzialny za udzielenie zamówienia obowiązany jest w szczególności do dokonania wydatku przestrzegając przy tym zasad określonych w art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.), tj. wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.”

3. Zamówienia o których mowa w ust 1. mogą być udzielane bez zachowania formy pisemnej.

4. W przypadku udzielenia zamówienia za zasadach opisanych w ust.3 dokumentem potwierdzającym udzielenie zamówienia jest prawidłowo opisana faktura, pisemne zlecenie, notatka służbowa, rachunek, paragon.

§ 6

1. Udzielenie zamówienia, którego wartość jest wyższa od kwoty 3 000 euro, a nie przekracza kwoty 6 000 euro należy poprzedzić rozeznaniem (za pomocą faksu, pisemnie, lub elektronicznie) lokalnego lub krajowego rynku potencjalnych wykonawców, zgodnie z zasadą gospodarności i racjonalności wydatków oraz przestrzeganiem zasad uczciwej konkurencji, poprzez zaproszenie (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do regulaminu) do składania ofert co najmniej 3 wykonawców, wraz z projektem umowy.

2. O sposobie przeprowadzenia rozeznania i badania rynku potencjalnych wykonawców decyduje Pracownik, biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia oraz jego wartość.

3. Z rozeznania rynku należy sporządzić protokół wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu.

4. Zamówienia należy udzielić wykonawcy, który w trakcie postępowania lub negocjacji zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno oferowaną cenę, jak i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, tj. funkcjonalność, jakość, parametry techniczne, koszty eksploatacji, termin płatności, warunki gwarancji itp.

5. Przeprowadzenie rozeznania rynku potencjalnych wykonawców poprzez rozesłanie zaproszenia do składania ofert nie ma zastosowania w przypadku, gdy ze względu na wyjątkowy charakter i rodzaj dostaw, usług oraz robót budowlanych, lub inne przesłanki mające charakter obiektywny uzasadnione jest zlecenie realizacji konkretnemu wykonawcy, po przeprowadzonych negocjacjach na piśmie. Z negocjacji sporządzony jest protokół (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do regulaminu) który podpisują strony.

6. Ust. 1 nie stosuje się w razie awarii wymagającej natychmiastowego dokonania naprawy. . W takim przypadku usunięcie awarii następuje na podstawie ustnego zlecenia potwierdzonego niezwłocznie pismem.

§ 7

1. Przy zamówieniach o wartości powyżej 6 000 euro, a nie przekraczających równowartości kwoty 30 000 euro należy dokonać analizy rynku poprzez zaproszenie (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Regulaminu) do składania ofert co najmniej 3 wykonawców.

2. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego, kierowanego do wykonawców w formie pisemnej, z podaniem terminu składania ofert.

3. Zaproszenie do składania ofert obejmuje następujące informacje:

1. 1. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;

   2. przewidywany termin realizacji zamówienia;

   3. istotne zapisy, które należy uwzględnić w umowie (projekt umowy).

4. Z rozeznania rynku należy sporządzić protokół wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu.

5. Zamówienia należy udzielić wykonawcy, który w trakcie postępowania lub negocjacji zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno oferowaną cenę, jak i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, tj. funkcjonalność, jakość, parametry techniczne, koszty eksploatacji, termin płatności, warunki gwarancji itp.

6. Przeprowadzenie rozeznania rynku potencjalnych wykonawców poprzez rozesłanie zaproszenia do składania ofert nie ma zastosowania w przypadku, gdy ze względu na wyjątkowy charakter i rodzaj dostaw, usług oraz robót budowlanych, lub inne przesłanki mające charakter obiektywny uzasadnione jest zlecenie realizacji konkretnemu wykonawcy, po przeprowadzonych negocjacjach na piśmie. Z negocjacji sporządzony jest protokół (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do regulaminu) który podpisują strony.

7. Ust. 1 nie stosuje się w razie awarii wymagającej natychmiastowego dokonania naprawy. W takim przypadku usunięcie awarii następuje na podstawie ustnego zlecenia potwierdzonego niezwłocznie pismem.

§ 8

Przy zamówieniach o wartości powyżej 6 000 euro ogłoszenie o zamówieniu wraz z załącznikami można zamieścić w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Stargard, lub Decyzję o zamieszczeniu w BIP podejmuje Wójt.

§ 9

Obowiązek sporządzania pisemnych umów istnieje, jeżeli wartość zakupu przekracza 3 000 euro z wyłączeniem sytuacji, o których mowa w § 6 ust. 6 i § 7 ust. 7.

§ 10

1. Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:

1) nie złożono co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu w przypadku zamówień

finansowanych wyłącznie ze środków krajowych lub co najmniej dwóch ofert w przypadku zamówień

finansowanych ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, z wyłączeniem zapisów § 5 Regulaminu.

2) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający

zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,

3) jeżeli zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie.

4) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie

zamówienia nie leży w interesie publicznym lub interesie ekonomicznym zamawiającego, czego nie można

było wcześniej przewidzieć;

5) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej

unieważnieniu umowy.

§ 11

W prowadzonym postępowaniu Zamawiający może przewidzieć możliwość dokonania najpierw oceny ofert, a następnie zbadania, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.