Nr 64 z dnia 13 marca 2003 r. w sprawie wydania Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy Stargard Szczeciński

ZARZĄDZENIE Nr 64/03

Wójta Gminy Stargard Szczeciński

z dnia 13 marca 2003 roku

w sprawie wydania Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy Stargard Szczeciński.

Na podstawie art. 6 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.).

§1

Wprowadzam dla archiwum zakładowego Urzędu Gminy Stargard Szczeciński Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, po uprzednim zatwierdzeniu przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie, stanowiąca załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§2

Zobowiązuję wszystkich pracowników do zapoznania się z treścią Instrukcji oraz do przestrzegania zawartych w niej postanowień.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z chwilą podpisania.

Załącznik do Zarządzenia Nr 64/03

Wójta Gminy Stargard Szczec.

z dnia 13 marca 2003 r.

INSTRUKCJA

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Stargard Szczeciński.

Rozdział

Postanowienia ogólne

§1

1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy Stargard Szczeciński oraz zasady i tryb postępowania z powstającą w Urzędzie dokumentacją.

2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

a) jednostkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Urzędu Gminy Stargard Szczec.

b) jednolitym rzeczowym wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych (Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22.12.1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych - Dz.U. 112poz. 1319).

§2

1. Dokumentacja powstająca w Urzędzie dzieli się na:

dokumentację stanowią materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej „materiałami archiwalnymi"

b) dokumentację inną niż określona w pkt. l, nie stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną dalej „dokumentacją niearchiwalną"

2. materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich wytwarzania.

-2-

3. Odrębnie uregulowane jest postępowanie:

a) dokumentacją tajną,

b) dokumentacją projektową, geologiczną, geodezyjno-kartograficzną i audiowizualną- jeżeli dla tej dokumentacji prowadzi się odrębne archiwa.

4. Oznaczenie kategorii dokumentacji:

c) kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, oznacza

symbolem A

kategorię dokumentacji niearchiwalnej, oznacza się symbolem B, z tym, że:

- symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu: okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od l .01. roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb Urzędu oraz dla celów kontrolnych.

- symbolem Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,

- symbolem Be oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie, ze w względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.

5. W szczególnie uzasadnionych wypadkach, właściwe archiwum

państwowe może dokonać zmiany dokumentacji o której mowa w ust. 4 pkt. b) uznając je za materiały archiwalne.

§3

1. Materiały archiwalne kat. A przechowuje się w archiwach zakładowych przez okres nie dłuższy niż 25 lat: po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

2. Dokumentację niearchiwalną kat. B archiwa zakładowe przechowują przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

-3-

§4

Materiały archiwalne kat A dotyczące spraw załatwianych przez kierowników jednostek terenowych (przedsiębiorstw, instytucji, zakładów, urzędów) na podstawie upoważnień (powierzeń) udzielonych im przez terenowy organ rządowej administracji ogólnej - kierownicy tych jednostek przekazują do archiwum państwowego po upływie 25 lat. Dokumentację kat. B przechowuje się w archiwach tych jednostek przez okres ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt..

Rozdział 2 Przepisy szczegółowe

Organizacja archiwum zakładowego

§5

Szczegółowe usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej Urzędu określa regulamin organizacyjny Urzędu.

Lokal archiwum zakładowego i jego wyposażenie

1. Lokal archiwum zakładowego powinien składać się:

a) pomieszczenia służącego do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

b) prace biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego archiwum zakładowe w miejscu jego pracy.

2. Lokal archiwum zakładowego powinien być odpowiednio zabezpieczony, powinien posiadać okratowane okna, wzmocnione drzwi wejściowe, system antywłamaniowy.

3. Pomieszczenie powinno być czyste, suche, wyposażone w sprzęt p.poż i metalowe regały. Pomieszczenie winno być zaopatrzone w przyrządy dla stałego badania temperatury i wilgotności powietrza. Tem. pow. 16-18 oC.

4. W archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przed­miotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.

-4-

Zakres działania archiwum zakładowego

§7

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1. Przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych wydziałów Urzędu i samodzielnych stanowisk.

2. Opracowywanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczanie.

3. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

4. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

5. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.

Obowiązki pracownika archiwum zakładowego

§8

1. Za działalność archiwum zakładowego odpowiada kierownik Urzędu.

2. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy służbowej.

3. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego należy dbanie o całość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpły­wami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami.

4. Pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe składa roczne sprawo­zdanie z wykonania czynności i zadań archiwum zakładowego i jego ekspo­zytur w szczególności sprawozdanie powinno wykazywać ilość dokumenta­cji w metrach bieżących:

a) przyjętej do archiwum zakładowego,

b) przekazanej do archiwum państwowego kat. A

c) przekazanej na makulaturę,

d) udostępnionej - zgodnie z wykazem udostępniania (zapis w zeszycie). Jeden egzemplarz sprawozdania wraz ze spisami zdawczo-odbiorczymi mat. arch. Kat. A przyjętych w roku sprawozdawczym należy przekazać do właściwego Archiwum Państwowego. Przez metr bieżący dokumentacji rozumie się taką ilość metrów jaka mieści się w jednym metrze bieżącym półki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle przy sobie systemem bibliotecznym, tj. w pozycji stojącej, zwróconej grzbietem teczki do frontu półki.

-5-

5. W razie zmiany na stanowisku osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe, przekazanie archiwum zakładowego nowemu pracownikowi odbywa się protokołem zdawczo-odbiorczym.

6. Pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe zobowiązany jest znać strukturę organizacyjną Urzędu, instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, według którego wydziały prowadzą akta.

7. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego - poza czynnościami związanymi z prowadzeniem - należy stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych. Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe

§9

1. Okres przechowywania dokumentacji w wydziałach i na stanowiskach samodzielnych oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między-gminnych - (Dz.U. 112 poz, 1319).

2. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie archiwum w porozumieniu z porozumieniu z kierownikami referatów oraz samodzielnymi stanowiskami ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum w terminie do dnia 31 marca każdego roku.

3. Poszczególne referaty oraz samodzielne stanowiska pracy przekazują uporządkowaną dokumentację do archiwum zakładowego według usta­lonego terminarza, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzo­nego w 3egz. dla kat. B i w 4egz. dla kat.A (wzór A30); dwa egzemplarze zatrzymuje archiwum zakładowe, trzeci zaś pozostaje w referacie lub na stanowisku pracy przekazującym dokumentację. Spis podpisują: kierownik referatu i pracownik referatu przekazującego dokumentację lub upoważniony do tego pracownik oraz pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe. Dokumentację należy ujmować w spisie według kolejności haseł klasyfika­cyjnym zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

4. Pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe przekazuje do archiwum państwowego l egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji kat. A przyjętej przez archiwum zakładowe.

5. Archiwum zakładowe przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez referaty i samodzielne stanowiska własnego Urzędu. Dokumentację pocho­dzącą z innych jednostek podległych, archiwum zakładowe może przechowy­wać jedynie na polecenie bezpośredniego przełożonego.

-6-

Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym

§10

1. Archiwum zakładowe oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanym przez numer pozycji danego spisu (np. dokumentację wymienioną w spisie Nr 40 póz. 71 - oznacza się sygnaturą 40/71).

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w czterech egzemplarzach dla kat.A i w trzech egz. dla dokumentacji kat. B z których jeden z każdej kategorii pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący i odpowiedzialne za archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 9 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych(Dz.U. 112 póz. 1319).

Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolej­ności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

3. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wpina się w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych do specjalnej teczki, która stanowi podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym.

4. Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:

a) spisy zdawczo-odbiorcze,

b) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną numerację,

c) środkiem ewidencyjnym udostępniania dokumentacji jest „karta udostępniania akt" wzór - załącznik.

d) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przeznaczonych do archiwum państwowego (wzór A35) i protokoły zdawczo-odbiorcze,

e) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami prze­kazywanej dokumentacji kat. B oraz odpowiednimi orzeczeniami archiwum państwowego. Środki ewidencyjne wymienione w pkt. a,b,d, e należą do dokumentacji kat. A.

Sposób przechowywania dokumentów w archiwum

§11

l. Jeżeli wielkość magazynu na to pozwala, na dokumentację każdego

wydziału przeznacza się oddzielne miejsce w archiwum zakładowym.

-7-

Z braku miejsca dokumentację należy układać w kolejności napływu z różnych referatów w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych.

2. Dokumentację układa się na półkach pionowo systemem bibliotecznym, z lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur.

3. Mapy i rysunki techniczne należy przechowywać rozłożone, jedynie mapy o dużych wymiarach mogą być zwinięte w rolkach i przechowywane w specjalnych pudłach - futerałach.

4. Regały i półki powinny być oznaczone odpowiednią numeracją.

5. W pomieszczeniu archiwum zakładowego powinien być wywieszony szkic sytuacyjny, wskazujący sposób rozmieszczenia dokumentacji.

Udostępnienie dokumentacji w archiwum

§12

1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kat. A i B dla celów służbowych i naukowo-badawczych.

2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą pracownika odpowiedzialnego za archiwum z którego pochodzi dokumen-tacj a, na podstawie kart udostępniania (wzór A32) lub wpisu do zeszytu. Na udostępnienie dokumentacji referatu zlikwidowanego zgodę wyraża kierownik referatu, który przejął jego zakres działania lub bezpośredni prze­łożony pracownika archiwum.

3. Udostępnienie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

4. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika lub wyznaczonego przez niego pracownika.

5. W uzasadnionych przypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum zakładowego na teren pomieszczeń biurowych Urzędu. Należy wówczas dokumentację w wypożyczonej teczce ponumerować oraz Sporządzić jej spis i opis (np. załączniki w postaci planów, plansz, itp. Do­kumenty luźne, stan zachowania materiałów, braki, itp.)

6. Poza biura urzędu nie wolno wypożyczać żadnej dokumentacji.

7. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać:

a) dokumentacji zastrzeżonej przez kierownika Urzędu, który j ą przekazał

b) dokumentacji uszkodzonej,

c) środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

8. Poszukiwania dokumentacji w archiwum zakładowym przeprowadzają wyłącznie pracownicy tego archiwum.

-8-

9. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą

(wzór A6). Odpowiedzialność korzystających za udostępniona dokumentacje

§13

1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie.

2. Pracownik odpowiedzialny za archiwum potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia lub wpisuje w zeszyt w obecności osoby zwracającej.

3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji, pracownik odpowiedzialny sporządza protokół, który podpisują;

1) wypożyczający dokumentację,

2) pracownik odpowiedzialny za wypożyczenie dokumentacji,

3) kierownik wydziału, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.

4. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych materiałów, drugi przechowuje się w archiwum zakładowym w specjalnej teczce, a trzeci prze­kazuje się kierownikowi referatu który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.

5. Kierownik zakładu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej.

Wydzielenie dokumentacji

§14

1. Co roku pracownik archiwum zakładowego dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć:

1) wyłączenie dokumentacji kat. A podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego,,

2) wyłączenie dokumentacji kat. B na makulaturę,

3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem BE przeznaczonej do ekspertyzy.

2. Wydzielenie dokumentacji odbywa się komisyjnie. Komisja składa się z przewodniczącego wyznaczonego przez kierownika Urzędu, przedstawiciela zainteresowanego wydziału oraz pracownika archiwum zakładowego. Termin przystąpienia do wydzielenia dokumentacji ustala sekretarz gminy

-9-

3. Wydzielenie dokumentacji wydziałów odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzieleniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością.

4. Komisja nie może zmieniać kwalifikacji dokumentacji kat. A, natomiast ma prawo przekwalifikować dokumentację kat. B do kat. A, w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym skrócić termin przechowywania dokumentacji kat. B.

5. Z czynności związanych z wydzieleniem dokumentacji komisja sporządza protokół, do którego dołącza spisy dokumentacji kat. A i kat. B

6. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokołem przedkłada się do zatwierdzenia kierownikowi referatu z którego dokumen­tacja pochodzi.

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§15

1. Po upływie terminu określonego w §3 instrukcji archiwum zakładowego, przekazuje się materiały archiwalne całego urzędu do właściwego archiwum państwowego, na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.

2. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (wzór A35) sporządzonego przez archiwum zakładowe w trzech egz. i podpi­sanego przez kierownika Urzędu; jeden egzemplarz spisu zatrzymuje archiwum zakładowe, dwa zaś egz. przesyła się wraz z wnioskiem do archi­wum państwowego.

3. Przy pierwszym przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwum pań­stwowego należy do spisów dołączyć krótką notatkę , zawierającą datę powołania Urzędu i zasięg jego działania oraz strukturę organizacyjną i jednolity rzeczowy wykaz akt. Przy następnym przekazywaniu materiałów do spisu dołącza się jedynie informację o zmianach w strukturze organizacyj­nej lub jednolitym rzeczowym wykazie akt, jeżeli takie zmiany zostały wprowadzone w okresie między jednym, a następnym przekazaniem materia­łów archiwalnych.

4. Datę przekazania materiałów wpisuje pracownik archiwum zakładowego w odpowiednich pozycjach spisu zdawczo-odbiorczego.

5. Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi przekazujący.

Przeznaczenie dokumentacji kategorii B na makulaturę

§16

l. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należy przesłać do

-10-

właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. Spisy te wraz z protokołem brakowania sporządza się w dwóch egz.

2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę, powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści i przekazania do zbiornicy surowców wtórnych.

Nadzór nad archiwum zakładowym

§17

1. Prawo do kontroli archiwum zakładowego mają osoby upoważnione przez wojewodę oraz organy wyższego stopnia.

2. Co najmniej raz w roku powinna być przeprowadzona kontrola wewnętrzna archiwum zakładowego, mająca na celu skonfrontowanie stanu zawartości dokumentacji z prowadzoną ewidencją i ustalenie prawidłowości pracy archiwum zakładowego.

3. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają również przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i właściwego woj. archiwum Państwowego którzy sprawuj ą nadzór nad sposobami zabezpieczenia, gromadzenia i ewidencji dokumentacji oraz na metodami jej porządkowania, inwentaryzacji i brakowania w archiwach zakładowych.

§18

Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji jednostki

W przypadku ustania działalności Urzędu Gminy w Stargardzie Szczec. należy:

1. Materiały archiwalne przekazuje się do właściwego Archiwum Państwowego.

2. Dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przyjmującej zadania i funkcje likwidowanej jednostki lub jednostce organizacyjnej której działalność ustała.