2005.11.30 ARCHIWUM PAŃSTWOWE SZCZECIN w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi w skład państwowego zasobu archiwalnego

KONTROLA - ARCHIWUM PAŃSTWOWE SZCZECIN w dniu 30 listopada 2005 roku.

W dniu 30 listopada Kierownik Archiwum Państwowego w Szczecinie Oddziału w Stargardzie Szczecińskim przeprowadziła w Urzędzie Gminy Stargard Szczeciński kontrolę w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi w skład państwowego zasobu archiwalnego.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1. stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego,

2. zbiór dokumentacji,

3. stan zbioru,

4. stan uporządkowania zbioru dokumentacji,

5. ewidencja,

6. udostępnianie akt,

7. brakowanie dokumentacji nie archiwalnej,

8. warunki pracy archiwum,

W dniu 28 grudnia 2005r. przekazane zostało Wójtowi Gminy wystąpienie pokontrolne z niżej wymienionymi zaleceniami:

1. Ujednolicić spisy akt przechowywanych w archiwum i zastosować jednorodną sygnaturę archiwalną.

2. Przeprowadzić wewnętrzne szkolenie pracowników w zakresie znajomości obowiązujących normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

3. Wprowadzić korekty kwalifikacji archiwalnej niektórych akt i je uporządkować.

Pełny protokół kontroli i wnioski pokontrolne znajdują się w Urzędzie Gminy Stargard Szczeciński pok. 210.

Przygotowała:
Sekretarz Gminy
Danuta Żygadło